Conservazione sostitutiva: una vera rivoluzione!
E' una vera propria rivoluzione nei processi di dematerializzazione quella contenuta nell'articolo 16 del c.d. D.L. anti-crisi, varato dal Governo nella giornata di ieri, 28 novembre 2008.
Viene profondamente modificato il D.P.R. 68/2005 sulla Posta Elettronica Certificata e, per quel che in questa sede maggiormente conta, vengono abrogati i commi 4 e 5 dell'articolo 23 del Codice dell'Amministrazione Digitale e sono integralmente sostituiti da disposizioni che, di fatto, fanno venir meno la differenza tra documenti analogici unici e non unici nei processi di dematerializzazione e rendono l'intervento del pubblico ufficiale assolutamente residuale.
Si ricorderà che la normativa attualmente in vigore (in attesa di pubblicazione in G.U. del decreto) prevede un differente regime di conservazione sostitutiva dei documenti analogici, a seconda che si tratti originali non unici oppure di originali unici.
Solo nel secondo caso è necessario l'intervento del notaio o di altro pubblico ufficiale autorizzato al fine di attestare la conformità all'originale della "copia informatica", con conseguente possibilità dei eliminazione del relativo archivio cartaceo.
Nel primo caso il processo è governato, in toto, dal Responsabile della Conservazione.
Le modifiche apportate dal decreto riscrivono così i commi 4 e 5 dell'art. 23 del CAD:
4. Le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di documenti analogici originali, formati in origine su supporto cartaceo o su altro supporto non informatico, sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale è assicurata da chi lo detiene mediante l'utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche di cui all' articolo 71.
5. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione ottica sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico".
Si tratta, dunque, di una netta inversione di tendenza e di una evidente semplificazione nei processi di dematerializzazione di cui si sentiva la necessità.
Meno inutile burocrazia in tutti quei casi in cui le stesse garanzie sono già offerte dalla tecnologia.
Meno inutile burocrazia in tutti quei casi in cui le stesse garanzie sono già offerte dalla tecnologia.
Etichette: conservazione, dematerializzazione, sostitutiva
postato da Marco Scialdone @ 1:05 PM
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3 Commenti:
meno 'burocrazia' certo, ma accetteresti di essere vincolato da un contratto il cui orginale firmato non c'è più ma e' a tutti gli effetti sostituito da una copia digitale sulla quale la perizia sulla firma potrebbe essere fatta in modo solo sommario?
Secondo me la norma si presterebbe a facili abusi ...
A mio avviso, il "segreto" per non far aumentare la carta è non crearla (gli strumenti ci sono), non 'trasformarla' in qualcosa che è meno sicuro di un fax ....
ciao
--
h.d.
Ciao Dok,
concordo sul fatto che il futuro è la produzione di documentazione che nasca digitale e non lo diventi attraverso processi di conservazione sostitutiva.
Detto questo c'è anche da dire che se il problema della dematerializzazione dei contratti cartacei esiste per quanto attiene all'elemento dell'autografia della sottoscrizione è altrettanto vero a mio avviso che, tranne casi particolari, non credo si porranno mai seri problemi.
L'elemento della sottoscrizione è ampiamente sopravvalutato.
Come scriveva Borruso già nel 1988 "La firma della controparte dà certezza ("carta canta, villan dorme") perchè nella stragrande maggioranza dei casi la sua autenticità non viene contestata..."
E poi ci sono moltissimi documenti originali unici non firmati che per essere dematerializzati richiedono (evano) l'intervento del notaio che, su grandi quantità di documenti, finisce per essere un semplice (e costoso) passaggio burocratico.
continuo ad essere fortemente scettico sull'opportunità di consentire la dematerializzazione degli orginali analogici (specie se 'unici': es. assegni, quitenze e procure), ma anche di quelli di cui è previsto il rilascio di copia (ad esempio contratti bancari)
E' vero che la firma autografa è raramente disconosciuta, ma la semplice possibilità di effettuare in ogni momento una perzia è un comunque un forte deterrente
Il punto è - secondo me - non produrre la carta, non distruggerla
ciao
--
h.d.
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