In tutta sincerità...

Il 5 dicembre u.s., il Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali ha pubblicato un vademecum con importanti chiarimenti relativi alla tenuta del Libro Unico del Lavoro.

Per quanto attiene, tuttavia, alle modalità di tenuta su supporti magnetici e ad elaborazione automatica dei dati i chiarimenti rischiano di creare confusione.

Il D.M. 9 luglio 2008, relativo alle modalità e tempi di tenuta del Libro Unico del Lavoro, aveva previsto che lo stesso potesse essere tenuto (1) su supporti magnetici, a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, (2) con sistemi di elaborazione automatica dei dati che garantiscono la consultabilità, l'inalterabilità e l'integrità dei dati stessi, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, il tutto nel rispetto delle regole tecniche del codice dell'Amministrazione digitale.

La circolare n. 20 del 21 settembre 2008 aveva poi aggiunto, con riferimento alla modalità di tenuta su supporti magnetici, che i documenti informatici che compongono il LUDL devo essere statici e non modificabili e devono essere emessi con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale del tenutario.

Andando però a leggere il vademecum rilasciato dal Ministero del lavoro è dato leggere: "Domanda: Tenuta su supporto magnetico: la marca temporale dovrà essere applicata su ogni singola scrittura? Risposta: la marca temporale potrà essere applicata all'intera scritturazione di paghe e presenze scadenti il 16 del mese successivo etc."

Posto che giuridicamente riferimento temporale e marca temporale identificano due fenomeni differenti, a chi bisognerà dare retta adesso? Alla Circolare del Ministero del Lavoro del 21 settembre u.s o al Vademecum, sempre del Ministero del Lavoro, del 5 dicembre u.s.?

Altra piccola "perla" la si trova nella risposta al quesito tre a proposito della firma digitale (peraltro anche qui fa "capolino" la marca temporale) allorquando si legge: "...ferma la possibilità per le società di software di procedere direttamente all'acquisizione di una firma digitale da cedere in uso ai propri clienti (aziende, professionisti o associazioni)".

Non mi è ben chiaro come, quanto sopra riportato, si concili con l'articolo 32, comma 1, del Codice dell'Amministrazione Digitale che così recita: "Il titolare del certificato di firma è tenuto ad assicurare la custodia del dispositivo di firma e ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri; è altresì tenuto ad utilizzare personalmente il dispositivo di firma".

Probabilmente si tratta solo di un'infelice formulazione e si voleva dire altro.

Come noto, L'art. 39, D.L 112/2008, convertito convertito in legge 133/2008 ha previsto l'istituzione del libro unico del lavoro in luogo degli attuali libro paga e libro matricola. La disposizione rimandava ad un successivo decreto del Ministero del Lavoro, della Salute e della Previdenza Sociale per le modalità ed i tempi di tenuta e conservazione dello stesso.

Qualche giorno fa il Ministero del Lavoro ha emanato una circolare con le prime istruzioni operative per il personale ispettivo, in cui sono contenute, tra le altre cose, indicazioni circa le modalità informatiche di tenuta del libro in questione.

Viene precisato che i documenti informatici che compongono il libro unico del lavoro devono essere statici e non modificabili e devono essere emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica.

La circolare prosegue, poi, affermando che i documenti informatici di cui sopra possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purchè rimanga sempre assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga.

Inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome e nome e al codice fiscale del lavoratore, alla data e alle associazioni logiche di tali dati.

Il libro unico su supporti magnetici deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico (formato "pdf"), in caso di verifiche, controlli o ispezioni.

Come si può notare è' facile riscontrare analogie con quanto già da tempo previsto per la tenuta e la conservazione dei documenti informatici rilevante ai fini fiscali.

Resta da dire che il decreto ministeriale, come tanti altri provvedimenti in materia, continua a rimandare alle famose "regole tecniche" del Codice dell'Amministrazione Digitale che, sebbene il codice sia ormai in vigore da qualche anno, non sono mai state adottate.

Per fortuna nelle disposizioni finali del Codice si ebbe la lungimiranza (forse consapevoli delle lungaggini italiche) di far salve le regole tecniche vigenti altrimenti il vuoto normativo sarebbe stato incolmabile.

L'art. 39, D.L 112/2008 (attualmente in fase di conversione in legge) ha previsto l'istituzione del libro unico del lavoro in luogo degli attuali libro paga e libro matricola. La disposizione rimanda ad un successivo decreto del Ministero del Lavoro, della Salute e della Previdenza Sociale per le modalità ed i tempi di tenuta e conservazione dello stesso.

L'Anorc (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione), di cui mi onoro di far parte, pubblica la prima stesura del Decreto: particolarmente significativa la possibilità di tenuta e conservazione informatica del Libro Unico.

Un ulteriore passo avanti verso quell'eliminazione di carta inutile auspicata dal Ministro Brunetta.